Sommaire
La signature électronique est désormais un outil indispensable aux entreprises qui s’engagent dans la transformation numérique. Elle vient remplacer la signature manuscrite utilisée sur les documents en papier. Sous la seule condition d’être réalisée avec un outil conforme à la réglementation européenne eIDAS, la signature électronique présente beaucoup d’avantages pour les entreprises de toutes les tailles. C’est ce que nous allons vous faire découvrir dans cet article.
La signature électronique pour les grandes entreprises
Les grandes entreprises traitent de gros volumes de documents. Qu’ils soient internes ou externes, ces derniers nécessitent dans la majorité des cas d’être signés, preuve d’authenticité. C’est surtout en raison de ces volumes importants que la signature électronique devient très avantageuse.
Économies d’argent
Passer au numérique permet de faire d’importantes économies. Ceci est aussi valable pour la signature électronique. En limitant – voire en éliminant – l’impression des documents qui nécessitent d’être signés, l’entreprise pourra commencer à faire des économies importantes.
Il suffit de quantifier la consommation annuelle de papier de l’entreprise pour s’en faire une idée. En plus du coût d’acquisition du papier, il faut compter les frais liés à l’acquisition et à l’entretien du matériel d’impression, de l’encre et des enveloppes destinées à l’envoi postal. Et finalement, n’oublions pas les ressources humaines nécessaires pour traiter les impressions, faire des copies, classer et archiver les documents.
Envie d’aller plus loin ?
Économies de temps
Le temps, c’est de l’argent. En commençant à éliminer les tâches inutiles et en automatisant celles qui ne nécessitent pas d’intervention humaine, on commence à s’apercevoir des gains de temps qu’on peut réaliser. De plus, la signature manuscrite est un processus qui nécessite la présence de la personne concernée.
Dans le cas des entreprises qui opèrent avec un réseau national ou international de partenaires ou d’agences, les responsables voyagent parfois seulement pour signer des contrats ou autres documents. Dans d’autres cas, on devrait attendre l’envoi postal des documents, ce qui pourrait ralentir, voire perturber le fonctionnement de l’entreprise.
Une approche éco-responsable
En optant pour la signature électronique et en limitant de ce fait l’utilisation du papier, les grandes entreprises adhèrent à des démarches éco-responsables. En éliminant le papier, on protège la planète.
Les avantages de la signature électronique pour les TPE/PME
Pour les TPE et PME qui opèrent sur de petites échelles, l’utilisation de la signature électronique a bien des avantages. Il s’agit principalement de fournir plus d’agilité. Puisque les petites entreprises disposent de moins de ressources humaines et financières, par rapport aux entreprises de grandes tailles, elles cherchent à optimiser les flux internes pour une meilleure efficacité.
Les documents externes comme les contrats, les factures clients ou fournisseurs, les bons de commandes, etc. peuvent être numérisés et signés selon un procédé électronique pour faciliter et accélérer leurs échanges.
Ceci est également valable pour les processus internes (contrats de personnel, emails, PV de réunions, etc.). L’utilisation de la signature électronique permet de les faire circuler plus rapidement et du coup de faire avancer les flux sans interruption ou retard.
La signature électronique permet aux gérants et aux responsables d’officialiser des documents depuis n’importe où. Ils n’ont pas besoin d’être présents dans leurs bureaux pour signer les documents. De cette manière, ils s’assurent que leurs équipes avancent et que leur relation client ou fournisseur n’est pas perturbée.
La signature électronique : solution sécurisée, rapide et efficace
Comme vous l’avez vu, la signature électronique présente des avantages pour les grandes autant que pour les petites entreprises. Elle conserve au mieux la valeur juridique des documents et permet de les sécuriser. Il est donc nécessaire de choisir la bonne solution de signature électronique pour signer et conserver vos documents d’entreprise.
Numexo vous conseille et vous accompagne dans votre transformation numérique en vous proposant les solutions adaptées. N’hésitez pas à nous contacter pour nous parler de vos problématiques ou besoins.