5 bonnes raisons de dématérialiser vos notes de frais

Les notes de frais impliquent de nombreux intervenants dans leur création et validation. De la saisie des informations à l’archivage en passant par la vérification, les notes de frais font souvent le tour (ou presque) de l’entreprise, ce qui multiplie le risque d’erreur et ralentit le processus. Découvrez ce que leur dématérialisation peut apporter à votre entreprise.

Traitement des notes de frais en papier : les problèmes qui se posent

Le traitement des notes de frais en papier peut rapidement devenir très compliqué. Il faut rassembler tous les justificatifs, qui peuvent prendre différentes formes :

  • Reçus
  • Tickets
  • Factures
  • Etc.

Après avoir collecté ces documents, un autre processus de validation commence. Il faut les trier et les classer par type de dépenses en vue de procéder, au final, au remboursement des collaborateurs.

Ces tâches peuvent prendre du temps. Cela devient rapidement une charge considérable, surtout pour les entreprises de grande taille.

A cela s’ajoute le risque de perte fréquente des justificatifs. En plus du risque de perte des documents, les informations qu’ils contiennent peuvent être perdues ou saisies par erreur.

En fait, l’intervention humaine dans la saisie des données et la création des rapports augmente le risque d’erreurs et toutes les conséquences que cela peut engendrer.

Pour finir, les justificatifs de dépenses doivent être conservés. Il faut ainsi compter la place et les moyens à mettre en œuvre pour l’archivage de ces documents. Là encore, dans une entreprise de grande taille, cela peut rapidement tourner en cauchemar en termes de gestion.

Envie d’aller plus loin ?

5 bonnes raisons de dématérialiser les notes de frais et d’automatiser leur gestion

Un large choix de logiciels de gestion électronique des documents

Des solutions de GED gratuites aux solutions payantes, une large gamme de logiciels existe. Le choix de votre solution de GED doit avant tout reposer sur les fonctionnalités disponibles. En effet, les solutions gratuites étant généralement limitées en fonctionnalités, ne commettez pas l’erreur de ne considérer que la dimension budgétaire. La solution que vous choisirez devra atteindre les objectifs fixés dans le cahier des charges, et cela peut avoir un coût.

Enfin, ce coût devrait être considéré comme investissement car, pour les raisons développées plus haut, la dématérialisation permet in fine d’éliminer des coûts de fonctionnement et d’accroître votre rentabilité.

Faciliter les processus

La dématérialisation des notes de frais permet de collecter les justificatifs et de procéder au remboursement des salariés en faisant l’économie de différentes étapes de transmission et de validation d’informations. Grâce à des formulaires simples qu’ils peuvent remplir sur leurs smartphones, vos collaborateurs peuvent enregistrer leurs notes de frais rapidement et en toute simplicité. Des processus automatisés permettent ainsi de transmettre les informations saisies et les justificatifs numériques aux services concernés.

De leur côté, les personnes concernées peuvent rapidement accéder aux informations et les valider en quelques clics.

dématérialisation notes de frais

Réduire l’utilisation du papier

Une démarche éco-responsable renforce la marque employeur et permet à votre entreprise de faire des économies considérables. 

Ceci est d’autant plus vrai pour les grandes entreprises. En réduisant l’utilisation du papier, celles-ci peuvent réduire les charges destinées à son traitement (impression, copies, etc.) ainsi qu’à son archivage.

Gagner en productivité et faire des économies

En accélérant le traitement des notes de frais et en améliorant la productivité, vous réalisez des économies. En effet, l’optimisation de la gestion du temps permet à votre entreprise de concentrer les efforts de ses collaborateurs sur des tâches plus rentables.

Par ailleurs, il ne faut pas oublier que la dématérialisation des notes de frais permet d’obtenir une meilleure visibilité sur les dépenses. Cette capacité d’analyse accrue vous permet de prendre les mesures nécessaires à la réduction des dépenses récurrentes et inutiles.

Faites-vous accompagner pour dématérialiser vos notes de frais

Numexo est le spécialiste de la transformation numérique. Nous vous accompagnons dans la mise en place de systèmes de gestion électronique des documents et dans la dématérialisation de vos notes de frais.