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Les entreprises doivent conserver les documents qui découlent de leurs activités dans des conditions définies par la loi. Contrats, notes de frais, justificatifs et factures sont concernés par cette obligation. Nous allons nous intéresser ici aux factures fournisseurs, leur durée de conservation, les conditions et les avantages de leur archivage électronique.
Durée de conservation des factures fournisseurs
Tout comme les autres documents commerciaux, les factures fournisseurs doivent être conservées pour une durée de 10 ans. Les factures pro forma établies à titre indicatif ne sont pas concernées par cette obligation parce qu’elles n’ont pas de valeur aux yeux de la loi.
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Pourquoi conserver les factures fournisseurs ?
La conservation des factures fournisseurs est nécessaire pour attester d’une relation commerciale (délais, conditions générales de vente, etc.). Au sens juridique, la facture prouve qu’un transfert de propriété ou de service a eu lieu pour créer une créance d’un côté à un autre.
Sur le plan fiscal, les factures permettent de déterminer le montant de TVA collecté ou déductible ainsi que les charges imposables et déductibles.
Enfin, la valeur comptable des factures fournisseurs permet de déterminer les charges de l’entreprise au moment de l’établissement du bilan annuel.
Pourquoi opter pour l’archivage électronique des factures fournisseurs ?
Comme pour toute autre documentation d’entreprise, l’archivage électronique présente de nombreux avantages.
Sécurité des informations
En comparant un système d’archivage électronique à un système d’archivage classique, le premier présente moins de risques d’endommagement des documents conservés. En passant vers le numérique, les entreprises éliminent le risque d’endommagement par le feu, les dégâts d’eau, l’humidité et tout autre élément qui peut toucher les documents papier.
Préservation des documents dans leur état originel
Pour qu’elles soient légalement valables, les factures fournisseurs doivent être conservées de façon à préserver leur état original. Les informations qu’elles contiennent ne doivent subir aucune modification et leur visibilité doit être conservée. Comparé au format papier, le format numérique permet d’atteindre tous ces objectifs et de garantir que les factures fournisseurs restent juridiquement valables.
Facilité d’accès
Que ce soit dans le cadre de la réalisation d’un bilan annuel ou pour toutes autres opérations comptables ainsi que dans le cadre d’une inspection par les autorités, les factures fournisseurs, tout comme les autres justificatifs de dépenses, doivent être facilement accessibles.
L’archivage électronique permet donc à tous les intervenants d’accéder rapidement aux documents concernés. En quelques clics seulement on peut accéder aux documents et aux informations qu’ils contiennent sans avoir à fouiller dans les archives.
Réduction des coûts
L’archivage classique engendre bien entendu des frais. En passant au format numérique, votre entreprise peut réduire considérablement voire éliminer les charges relatives à l’infrastructure de l’archivage classique et du personnel qui en est chargé.
Quelles règles pour l’archivage des factures fournisseurs ?
Vous pouvez conserver les factures fournisseurs sous le format papier ou sous le format numérique, bien que ce dernier présente de nombreux avantages, déjà cités ci-dessus. Vous devez cependant respecter certaines règles.
En ce qui concerne les factures en papier, vous pouvez les archiver dans leur état initial ou bien sous forme numérique. Il faut cependant que l’archivage électronique des factures fournisseurs permette la reproduction de la facture à l’identique. La traçabilité des différentes actions effectuées sur ces documents doit également être garantie.
Enfin, l’archivage électronique des factures fournisseurs doit être réalisé sur des serveurs établis en France, dans un pays de l’Union Européenne ou dans un pays qui peut répondre aux règles de protection des données. Il faut noter que si vous archivez ces documents en dehors de la France, vous devez le déclarer à l’administration fiscale.
Numexo : votre fournisseur de solutions d’archivage électronique des factures fournisseurs
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Nous pouvons vous accompagner dans l’étape cruciale de dématérialisation des factures fournisseurs. De la numérisation conforme aux normes à la mise en place d’un système d’archivage électronique ou d’un système de GED, nos équipes sauront répondre à vos attentes !