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La dématérialisation permet aux entreprises de réduire leur utilisation du papier et d’améliorer leurs performances. Les processus RH sont également concernés par la digitalisation, et ce pour de bonnes raisons. Découvrez-les.
Dématérialisation des ressources humaines : par où commencer ?
De nombreux processus RH peuvent être dématérialisés.
Les contrats de travail et de rupture de collaboration
Tout contrat entre l’entreprise et ses collaborateurs peut être dématérialisé. Grâce à la signature électronique, les documents sont légalement valables et admissibles. Il peut notamment s’agir des :
- Contrats de travail
- Accords de confidentialité
- Fiches de paie
- Attestations de remise de matériel
- Attestations de travail
- Soldes de tout compte
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Les documents récurrents
Pour limiter l’utilisation du papier et ses inconvénients, les entreprises peuvent décider de dématérialiser l’envoi et l’échange des documents les plus récurrents tels que :
- Les fiches de paie
- Les notes d’information
- Les avertissements
- Les rapports d’activité
- Etc.
La gestion des documents
La conservation et l’exploitation des documents peuvent être dématérialisées et réalisées dans des systèmes d’archivage électronique (SAE). Ils peuvent également être utilisés plus facilement via des solutions de gestion électronique de documents (GED).
6 raisons de dématérialiser les processus RH
Productivité accrue
En dématérialisant les processus RH, l’équipe chargée des ressources humaines devient plus productive. En automatisant les tâches répétitives et ne nécessitant pas l’intervention humaine, on obtient une meilleure efficacité.
Réduction des coûts
L’automatisation des tâches permet de faire des économies sur les salaires. En fait, l’entreprise n’aura plus besoin de payer des salariés pour effectuer ces tâches et peut leur confier des missions à plus forte valeur ajoutée.
Simplification des relations avec le service RH
La digitalisation des tâches administratives permet de fluidifier les relations des collaborateurs avec le service RH. Quelques clics suffisent pour accéder à des documents ou effectuer des demandes. Les délais d’attente et les charges de travail sont ainsi réduits pour renforcer finalement les relations humaines entre les collaborateurs et le service RH.
Modernisation de l’espace de travail
Attirer de nouveaux talents constitue un vrai défi pour de nombreux services RH. Digitalisation va de pair avec innovation et modernité. La marque employeur se trouve ainsi améliorée par la dématérialisation des processus RH, ceux-ci constituant la première impression que les candidats peuvent avoir d’une entreprise.
Meilleure protection des données
La protection des données à caractère personnel fait l’objet de réglementations strictes, RGPD oblige. Les informations traitées par le service RH tombent très souvent dans cette catégorie. Pour assurer une mise en conformité avec les lois en vigueur, dématérialiser est un pas important.
En mettant en place un système d’archivage électronique fiable couplé avec une solution GED sécurisée, l’entreprise peut s’assurer de la protection des données de ses collaborateurs.