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Les employés d’une entreprise ont l’obligation de justifier leurs dépenses réalisées dans le cadre d’un déplacement professionnel. Pour être remboursés, ils doivent remettre des justificatifs ou notes de frais à leur entreprise. Ainsi, la conservation des notes de frais fait l’objet de nombreuses règles. Les différentes étapes du processus répondent à des critères spécifiques. C’est ce que nous allons vous faire découvrir dans cet article.
Quel est l’intérêt de la conservation des notes de frais ?
En entreprise, toute dépense nécessite de faire l’objet de justificatif. C’est une règle fondamentale en comptabilité. Les notes de frais répondent à cette exigence.
La conservation des notes de frais a pour objectif de garder une trace des remboursements effectués aux salariés dans le cadre d’un déplacement professionnel. On peut les considérer comme des factures qui seront examinées par les inspecteurs de l’URSSAF en cas de contrôle.
Il est à noter que les notes de frais donnent à l’entreprise le droit à des exonérations de cotisations sociales. Pour éviter toute fraude, les remboursements doivent être justifiés et ces justificatifs doivent être conservés.
Enfin, n’oublions pas que s’il y a de la TVA à récupérer, il faut présenter ces notes de frais.
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Quelles sont les conditions de conservation des notes de frais ?
Historiquement, on conservait les notes de frais au format papier. Avec le temps, cette pratique s’est avérée coûteuse. Sans compter les justificatifs numériques, qui doivent être imprimés puis saisis dans le système d’archivage classique. Tout cela nécessite beaucoup d’efforts et de ressources qui peuvent être économisés.
La dématérialisation des notes de frais permet donc de faciliter leur conservation et le processus de saisie L’archivage numérique s’impose ainsi comme une solution idéale pour conserver les documents comptables en entreprise.
Par ailleurs, au-delà de sa dimension économique, l’archivage numérique permet de réduire les déchets de l’entreprise et d’améliorer ses performances. La réduction des déchets et l’économie d’énergie font d’ailleurs adhérer l’entreprise à une démarche éco-responsable, et renforcent ainsi la marque employeur.
Selon l’article L123-22 du Code de commerce, les pièces comptables et les éléments justificatifs sont à conserver pendant 10 ans. Imaginez les ressources nécessaires pour vous mettre en conformité avec cette loi si vous avez encore recours à l’archivage papier !
SAE et coffre-fort électronique : des solutions idéales pour conserver les notes de frais
Pour conserver leur validité juridique, les documents nécessitent de demeurer intacts et pouvoir résister à toutes les conditions auxquelles ils sont soumis. Ils ne doivent subir aucun dégât et ne peuvent faire l’objet d’aucune modification. En somme, pour préserver la valeur probante des notes de frais, ces derniers sont conservés de manière à les garder dans leur état initial.
Les systèmes d’archivage électronique (SAE) offrent cette garantie. Ils vous permettent en effet d’archiver vos documents numériques durant toute la durée souhaitée, et cela sans risque d’altération. Vous garantissez ainsi la protection de vos documents contre les dommages et les risques (dégâts des eaux, feu, etc.) en plus de la préservation des informations contenues.
Pour l’exploitation des documents conservés dans un système d’archivage électronique, il suffit de vous authentifiez. Vous pouvez par la suite accéder en quelques clics aux documents recherchés en mode lecture seule. De cette manière, en cas de contrôle, les agents peuvent rapidement avoir accès à vos justificatifs et en vérifier le contenu.