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Quand on parle d’organisation, chaque personne à ses propres méthodes. Mais en entreprise, les choses changent. On doit mettre en place un système d’organisation facilitant la collaboration et simplifiant les processus. Le partage des fichiers numériques obéit à cette règle. L’entreprise est dans l’obligation de créer une structure de dossiers partagés logique et simplifiée pour assurer l’accès aux informations par ses collaborateurs. Découvrons dans cet article comment créer une arborescence de dossiers d’entreprise sécurisée, logique et efficace. Si vous recherchez une entreprisé spécialisée en numérisation de documents, contactez-nous !
Pourquoi a-t-on besoin d’une bonne arborescence de dossiers d’entreprise ?
Par souci de productivité, les entreprises doivent s’assurer que toutes les informations et les documents dont les collaborateurs ont besoin soient accessibles en quelques clics. C’est le principal intérêt de la mise en place d’une arborescence de dossiers d’entreprise.
Par ailleurs, l’accès aux documents peut faire l’objet de droits différents selon le rang hiérarchique des personnes impliquées. Ainsi l’arborescence de dossiers d’entreprise doit respecter cette hiérarchie pour garantir que chacun accède uniquement aux informations auxquelles son poste lui donne droit.
Exemple d’arborescence de dossiers d’entreprise
Qu’il s’agisse d’un dossier de gestion de projet, de référentiel, d’instructions de travail ou tout autre document d’entreprise, la structure pyramidale est la plus adaptée. L’arborescence de dossiers suit ainsi la hiérarchie de l’organisation.
Exemple d’un dossier de gestion de projet :
Le dossier principal (de premier niveau) “Projet X” est partagé avec le chef de projet. Il contient toutes les ressources relatives au projet et permet au chef d’équipe d’avoir une visibilité totale sur les fichiers.
Au second niveau, on peut créer des dossiers destinés aux différentes équipes. Par exemple, un dossier destiné à l’équipe développement, un autre à l’équipe design et un dernier au marketing, etc. Chacun de ces dossiers est partagé avec l’équipe concernée.
En 3e niveau, on peut créer des dossiers relatifs aux différentes phases du projet qui contiendront les ressources permettant à chaque équipe de réussir ses tâches.
Enfin, en 4e niveau, on peut créer des dossiers permettant de voir le niveau d’avancement des tâches : en cours, réalisées, validées. Les collaborateurs peuvent déplacer les fichiers dans les dossiers concernés. Dans cet exemple, le dossier “tâches réalisées” est partagé avec la personne chargée de la validation. Une fois que ce processus est terminé, elle déplace les fichiers dans le dossier “tâches validées”.
La structure pyramidale s’applique aussi à d’autres types de dossiers. Il suffit de suivre un ordre logique dans la hiérarchisation. Par la suite, les droits d’accès sont fournis selon le poste et la fonction du collaborateur.
Les règles à suivre pour créer les structures de dossiers d’entreprise
La mise en place d’une nouvelle arborescence de dossiers d’entreprise peut bouleverser les habitudes des collaborateurs. Ces derniers doivent se réorganiser pour s’adapter à un nouveau modèle. C’est pour cette raison qu’il faut penser à faire un changement graduel. Commencez par structurer les dossiers que vous utilisez actuellement et puis développez votre arborescence au fur et à mesure.
Un autre point à considérer est la logique : il faut que les collaborateurs se retrouvent facilement dans les dossiers. Si votre arborescence est créée en fonction de la logique des flux de travail au sein de votre entreprise, la navigation sera claire. N’oubliez pas de bien nommer les fichiers et les dossiers. De cette manière, on évite de se perdre au milieu des informations.
Pour finir, une fois créée, cette nouvelle arborescence doit être respectée. Si vous faites des exceptions à chaque fois que vous ajoutez des tâches ou des documents, vous devrez constamment repenser toute la structure de vos dossiers. Le respect de l’arborescence définie en amont est donc la garantie d’une collaboration efficace entre les différents membres de vos équipes, ce qui se traduira par une amélioration de la performance de l’entreprise, et donc de ses résultats.
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