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La mise en place d’un système de gestion électronique des documents implique parfois la création d’un schéma de validation notamment pour les factures. De leur réception à leur archivage, les factures passent par un workflow de validation. Découvrons comment et pourquoi le mettre en place.
Pourquoi mettre en place un workflow de validation des factures ?
La mise en place d’un système de gestion électronique des factures permet à l’entreprise de bénéficier de plusieurs avantages.
Collaboration
Un système de GED (gestion électronique de documents) favorise la collaboration entre les différents services de l’entreprise. Du commercial à l’archivage en passant par la comptabilité, la gestion électronique des factures nécessite l’intervention de plusieurs personnes. Grâce à la centralisation des factures dans un même outil de gestion, vous avez plus de visibilité en temps réel sur le traitement de vos factures.
Traçabilité
Il est primordial d’assurer la traçabilité des différentes actions sur les factures. En mettant en place un parcours de validation électronique des factures, on peut avoir une trace de toutes les étapes parcourues par le document.
Sécurité
L’automatisation des processus permet aussi de limiter les interventions humaines et par la suite les erreurs qui peuvent en découler. De cette manière, finies les pertes de factures. Elles sont également plus sécurisées et les risques de fraude sont réduits.
Réduction des coûts
Le traitement des factures en papier nécessite, une impression et un envoi postal. L’élimination de ce format permet donc de faire des économies considérables sur le papier, les enveloppes et les frais d’expédition. La mise en place d’un workflow de validation des factures électroniques permet d’éviter la multiplication des impressions. La conservation et l ‘archivage électronique quant à eux ne nécessitent pas de stockage physique et coûteux
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Comment mettre en place un workflow de validation des factures ?
Pour réussir la mise en place d’un automatisme de validation des factures, vous devez prendre certains paramètres en considération :
- Le volume mensuel de factures traitées
- Le nombre de fournisseurs
- Les étapes de validation déjà mises en place
- Les différents intervenants dans la validation des factures
- Les étapes qui peuvent ‘être automatisées
- L’existence d’un outil de gestion électronique de documents qui permet – ou pas – de créer un workflow de validation des factures
Après avoir fait cet état des lieux, vous pouvez commencer les différentes étapes de la mise en place de votre flux automatisé de validation des factures.
Définir les besoins
La première étape de la mise en place d’un flux de validation automatisée des factures consiste à étudier le périmètre d’intervention et à définir les besoins. Durant cette étape, vous allez recenser les actions à automatiser, les personnes qui pilotent le flux et celles qui interviennent et à quelles étapes.
Modéliser un diagramme BPM
Le BPM (business process management) ou gestion des processus métier, est un concept qui permet de modéliser visuellement les différentes opérations. Il sert dans ce cas à dessiner le diagramme qui sera par la suite traduit en langage informatique pour créer les automatisations.
Configurer le workflow grâce à votre outil de gestion électronique de documents
En fonction du modèle que vous avez établi, vous pouvez par la suite créer votre workflow de validation des factures à l’aide de votre outil de gestion électronique de documents. En effet, de nombreux outils de GED permettent de créer des modes opératoires et d’automatiser les tâches. Si vous n’arrivez pas à le faire par vous-même, faites appel à des professionnels.
Numexo : entreprise spécialisée dans la digitalisation et la création des processus automatisés
Si vous choisissez de passer vos factures au format digital, vous aurez besoin de mettre en place des automatisations de validation et de traitement. Spécialisés dans la transformation numérique des entreprises, nous vous accompagnons dans la mise en place de votre système de gestion électronique de documents. Il vous permettra d’automatiser vos différents processus métier. Contactez-nous pour en parler.