La gestion électronique de documents est un processus mis en place au sein des organisations pour digitaliser la gestion documentaire. La solution GED implique des étapes comme l’acquisition, le classement, l’indexation et le stockage des informations de manière informatisée. La gestion documentaire électronique est de plus en plus implémentée au sein des organisations des différentes tailles qui s’inscrivent dans la transition numérique. Découvrons-en les détails !
La gestion électronique des documents ou GED est un procédé mis en place au sein des organisations et des entreprises en vue d’assurer une gestion totalement informatisée de leurs flux de documents. Elle s’inscrit dans la politique de transition numérique mise en place par les entreprises visant à créer des espaces de travail sans papier.
La gestion électronique de documents se compose de différentes étapes :
En résumé, la gestion électronique des documents est un processus mis en place par les établissements pour réduire l’utilisation des documents et assurer une meilleure efficacité de leurs processus métier.
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La dématérialisation des supports de l’information et la mise en place d’un système de gestion électronique des documents sont les premières étapes de la transformation numérique de l’établissement en question. En voici quelques avantages :
En mettant en place un système de GED au sein de chaque entreprise, on réduit considérablement l’échange des documents en papier.
La gestion électronique des documents permet de faciliter l’accès à l’information. De plus, elle assure la gestion des autorisations nécessaires pour accéder aux documents. Les systèmes mis en place permettent d’accéder à l’information en quelques clics.
L’accessibilité de l’information permet de booster la productivité et la réactivité des différents acteurs. Dans le milieu industriel, par exemple, permettre aux opérateurs d’accéder aux bonnes informations au bon moment permet d’éviter les déplacements et le gaspillage de temps, tout en améliorant la qualité du travail par la réduction des imperfections et des pièces non conformes.
Le temps est l’une des ressources les plus précieuses pour les organisations. Optimiser la gestion du temps permet d’améliorer la rentabilité. En éliminant le gaspillage du temps, l’entreprise produit plus et réduit ses coûts de production. La mise en place d’un système de GED permet également de réduire considérablement, voire idéalement éliminer, l’utilisation du papier comme support d’information, ce qui induit la réduction du gaspillage du papier et des consommables liés à son traitement.
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Dans la continuité de l’idée précédente, la réduction de l’utilisation du papier permet de faire des économies non négligeables. En plus du coût du papier, il faut compter les coûts des équipements d’impression et de l’espace d’archivage. et il faut également compter les ressources humaines et financières impliquées dans l’entretien et la protection des documents archivés. La mise en place d’un système de gestion électronique des documents permet ainsi d’éliminer tous ces coûts.
La production du papier, des équipements et leur traitement ont de forts impacts écologiques. L’élimination de l’utilisation de ce format permet ainsi de réduire les déchets, en papier et en consommables. Gérer ses documents en mode 100% numérique réduit considérablement l’empreinte écologique de l’établissement, un point qui est de plus en plus apprécié par les clients, partenaires et investisseurs.
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