La dématérialisation permet aux entreprises de réduire leur utilisation du papier et d’améliorer leurs performances. Les processus RH sont également concernés par la digitalisation, et ce pour de bonnes raisons. Découvrez-les.
De nombreux processus RH peuvent être dématérialisés.
Tout contrat entre l’entreprise et ses collaborateurs peut être dématérialisé. Grâce à la signature électronique, les documents sont légalement valables et admissibles. Il peut notamment s’agir des :
Pour limiter l’utilisation du papier et ses inconvénients, les entreprises peuvent décider de dématérialiser l’envoi et l’échange des documents les plus récurrents tels que :
La conservation et l’exploitation des documents peuvent être dématérialisées et réalisées dans des systèmes d’archivage électronique (SAE). Ils peuvent également être utilisés plus facilement via des solutions de gestion électronique de documents (GED).
En dématérialisant les processus RH, l’équipe chargée des ressources humaines devient plus productive. En automatisant les tâches répétitives et ne nécessitant pas l’intervention humaine, on obtient une meilleure efficacité.
L’automatisation des tâches permet de faire des économies sur les salaires. En fait, l’entreprise n’aura plus besoin de payer des salariés pour effectuer ces tâches et peut leur confier des missions à plus forte valeur ajoutée.
La digitalisation des tâches administratives permet de fluidifier les relations des collaborateurs avec le service RH. Quelques clics suffisent pour accéder à des documents ou effectuer des demandes. Les délais d'attente et les charges de travail sont ainsi réduits pour renforcer finalement les relations humaines entre les collaborateurs et le service RH.
Attirer de nouveaux talents constitue un vrai défi pour de nombreux services RH. Digitalisation va de pair avec innovation et modernité. La marque employeur se trouve ainsi améliorée par la dématérialisation des processus RH, ceux-ci constituant la première impression que les candidats peuvent avoir d’une entreprise.
La protection des données à caractère personnel fait l’objet de réglementations strictes, RGPD oblige. Les informations traitées par le service RH tombent très souvent dans cette catégorie. Pour assurer une mise en conformité avec les lois en vigueur, dématérialiser est un pas important.
En mettant en place un système d’archivage électronique fiable couplé avec une solution GED sécurisée, l’entreprise peut s’assurer de la protection des données de ses collaborateurs.
