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La gestion documentaire est un enjeu majeur pour les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Face à la multiplication des documents papier et électroniques, il est essentiel de mettre en place une stratégie efficace pour optimiser leur traitement, leur stockage et leur partage.
Dans ce contexte, la numérisation apparaît comme une solution incontournable. Découvrez comment intégrer la numérisation dans votre stratégie de gestion documentaire pour gagner en efficacité et en productivité. Vous ne connaissez pas Numexo ? Nous proposons de la numérisation de documents à Lyon pour répondre à vos besoin.
Les avantages de la numérisation pour la gestion documentaire
La numérisation de documents offre de nombreux avantages pour les entreprises :
- Gain de temps et d’espace : en dématérialisant vos documents, vous libérez de l’espace de stockage et facilitez leur accès et leur partage.
- Sécurité accrue : les documents numérisés peuvent être sauvegardés et protégés plus facilement contre les pertes ou les dégradations.
- Accessibilité et collaboration : les documents numérisés sont accessibles à tout moment et depuis n’importe où, ce qui favorise la collaboration entre les équipes.
- Automatisation des processus : la numérisation permet d’automatiser certaines tâches, comme l’indexation ou la recherche de documents, grâce à des technologies telles que l’OCR (reconnaissance optique de caractères).
Les étapes pour intégrer la numérisation dans votre stratégie de gestion documentaire
- Audit de l’existant : commencez par recenser tous vos documents papier et électroniques, en identifiant leur nature, leur volume et leur utilisation.
- Définition des objectifs : déterminez les objectifs de votre projet de numérisation, en termes de gains de productivité, de sécurité ou de collaboration.
- Choix des outils et des prestataires : sélectionnez les solutions de numérisation et de gestion documentaire adaptées à vos besoins, en vous appuyant sur des prestataires experts comme Numexo, spécialiste de la numérisation de documents à Lyon.
- Mise en place d’un plan de classement : définissez une arborescence claire et cohérente pour organiser et classer vos documents numérisés.
- Formation des utilisateurs : accompagnez vos collaborateurs dans la prise en main des nouveaux outils et processus, pour assurer l’adoption de la solution.
- Suivi et amélioration continue : mesurez régulièrement les performances de votre système de gestion documentaire et identifiez les axes d’amélioration.
Les bonnes pratiques pour réussir votre projet de numérisation
- Impliquez toutes les parties prenantes (direction, services métiers, informatique) dans la définition et la mise en œuvre du projet.
- Choisissez des formats de fichiers pérennes et interopérables, comme le PDF/A, pour garantir la conservation à long terme de vos documents numérisés.
- Mettez en place des règles de nommage et de classement strictes, pour faciliter la recherche et l’accès aux documents.
- Prévoyez des procédures de contrôle qualité, pour vous assurer de la lisibilité et de l’intégrité des documents numérisés.
- Sécurisez l’accès aux documents sensibles, en mettant en place des politiques de confidentialité et de traçabilité.
L’accompagnement de Numexo pour votre stratégie de gestion documentaire
Pour vous accompagner dans l’intégration de la numérisation à votre stratégie de gestion documentaire, vous pouvez compter sur l’expertise de Numexo. Spécialiste reconnu de la numérisation de documents à Lyon et dans toute la France, Numexo met à votre disposition ses solutions performantes et son savoir-faire pour digitaliser vos processus documentaires.
De l’audit initial jusqu’à la mise en place de votre solution de GED, en passant par la numérisation de vos archives papier, Numexo vous accompagne à chaque étape de votre projet. Grâce à son parc de scanners industriels et ses logiciels de pointe, Numexo vous garantit une prestation de qualité, adaptée à tous types de documents (factures, contrats, plans, dossiers RH, etc.). En faisant appel à Numexo, vous bénéficiez de l’expertise d’un acteur majeur de la numérisation, pour une gestion documentaire plus efficace et plus sécurisée.