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Le déménagement d’archives est un processus complexe qui nécessite une planification et une préparation minutieuses. Contenant des documents juridiques et des données sensibles, les archives doivent être déplacées avec beaucoup de soin. Nous vous proposons ici quelques conseils pour faciliter votre déménagement d’archives.
Déménagement des archives, avec ou sans transporteur
Le déménagement d’archives est une opération très délicate. La meilleure façon de déplacer des archives est de les faire transporter par une entreprise spécialisée. Cela vous permettra de vous assurer que tout se passe bien et en toute sécurité.
Le type de conteneur que vous utilisez pour vos archives est important. Il doit être suffisamment solide pour s’assurer qu’elles sont protégées de tout dommage pendant le transport. Par exemple, il faut privilégier des bacs en bois plutôt que des bacs en plastique. Si vous utilisez des cartons de déménagement, vérifiez leur poids, ne les surchargez pas.
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L’importance de la sécurité et l’organisation des archives lors d’un déménagement
La sécurité des archives lors d’un déménagement est d’une extrême importance, que l’on déménage une entreprise ou une institution publique. En plus de leur intérêt juridique, les archives ont un intérêt économique.
Le déménagement des archives doit privilégier la sécurité avant tout. Pensez à réaliser un inventaire de vos archives au moment de la préparation du déménagement. Vous devez connaître l’emplacement de chaque document dans les conteneurs. Labellisez les bacs et les cartons pour vous faciliter la tâche au moment du déballage.
Travaillez en étroite collaboration avec les déménageurs
Lorsqu’il s’agit de déplacer des archives, il est essentiel de travailler en étroite collaboration avec le prestataire. Dès la phase de planification, impliquez l’entreprise de déménagement pour qu’elle vous accompagne avec des conseils et de bonnes pratiques.
Pensez également à établir un cahier des charges en listant vos conditions de sécurité, vos priorités et toute autre exigence. Demandez également une liste des déménageurs et du matériel qui seront impliqués dans le déménagement de vos archives.
Il est également conseillé de nommer un coordinateur qui saura faire l’intermédiaire entre votre organisation et l’entreprise de déménagement. Il veillera au respect du cahier des charges et des délais définis.
Dématérialiser pour éviter le stress du déménagement des archives
Si vous passez toutes vos archives au format numérique, vous vous libérez du stress et de toutes les complications liées aux travaux de déménagement.
Une fois numérisées et stockées en Cloud sécurisé, vos archives seront accessibles par les membres de votre équipe depuis n’importe où. Cela facilitera donc la mobilité de l’entreprise et de ses collaborateurs.
Chez Numexo, nous accompagnons les entreprises et les institutions publiques dans leur transformation numérique. Nous proposons des solutions de dématérialisation qui vous permettent de vous libérer des contraintes de l’archivage physique.
En effet, nous utilisons des procédés de numérisation conformes à la norme NFZ 42-026 et proposons des systèmes de coffre-forts électroniques répondant aux exigences de la norme NFZ 42-013. En bref, nous pouvons vous accompagner pour franchir le cap de la dématérialisation. N’hésitez pas à nous contacter pour étudier votre projet !