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Chez Numexo, nous sommes convaincus que la numérisation de documents est un levier puissant de performance pour les entreprises. Si les bénéfices les plus évidents comme le gain de temps et d’efficacité sont bien connus, d’autres avantages méritent d’être mis en lumière. Découvrez 5 atouts insoupçonnés de la dématérialisation qui pourront faire la différence pour votre société.
Une sécurité renforcée pour vos données sensibles
En optant pour une solution de numérisation de documents comme celle proposée par Numexo, vous mettez vos informations confidentielles à l’abri. Fini les armoires remplies de dossiers papiers vulnérables aux dégâts des eaux, aux incendies ou aux vols. Vos fichiers numérisés sont sauvegardés de façon sécurisée sur des serveurs fiables. Vous pouvez définir des accès personnalisés et tracer chaque action. La dématérialisation assure ainsi une protection optimale de vos données stratégiques.
Un accès facilité pour les télétravailleurs
Avec l’essor du travail à distance, pouvoir consulter des documents à tout moment et depuis n’importe où est un vrai plus. En numérisant vos archives avec Numexo, vous permettez à vos collaborateurs de retrouver facilement les informations dont ils ont besoin, même hors du bureau. Tout le monde gagne en autonomie et en réactivité. C’est un vrai atout pour maintenir la continuité de votre activité. Découvrez notre solution de numérisation de documents pour les entreprises.
Un gain de place non négligeable
Avez-vous déjà calculé la surface occupée par vos armoires d’archives ? En moyenne, 1 mètre linéaire de documents papier occupe 0,13 m² au sol. Pour 100 boîtes d’archives, cela représente donc plus de 13 m² ! En les numérisant, vous libérez un espace précieux que vous pourrez réutiliser de façon plus stratégique : un nouveau bureau, une salle de réunion, un espace de coworking… Les possibilités sont multiples pour gagner en productivité. Numexo vous accompagne dans la numérisation de vos documents administratifs pour optimiser votre espace de travail.
Une recherche ultra-rapide dans vos archives
Vous avez certainement déjà perdu un temps précieux à chercher un contrat ou une facture dans des dossiers papier. Avec une solution de numérisation comme celle de Numexo, cette corvée fastidieuse est de l’histoire ancienne. L’indexation de vos documents numérisés vous permet de retrouver l’information souhaitée en quelques secondes grâce à des filtres de recherche performants. Vous gagnez en efficacité au quotidien. Pensez également à l’externalisation de vos archives pour encore plus de sérénité.
Une démarche éco-responsable pour réduire votre empreinte carbone
En choisissant la numérisation, vous faites un geste fort pour l’environnement. Vous contribuez à préserver les forêts en réduisant vos impressions papier. Vous limitez également vos émissions de CO2 en évitant les transports de documents. Avec une solution zéro papier, vous projetez une image responsable de votre entreprise, un vrai plus à l’heure où les attentes des clients évoluent vers plus d’éthique.
Choisissez un spécialiste de la numérisation de documents : Numexo
Comme vous pouvez le constater, la numérisation de documents va bien au-delà d’un simple gain de temps. Avec une solution comme celle de Numexo, vous bénéficiez d’une sécurité renforcée, d’un accès optimisé pour le télétravail, d’un gain de place, d’une recherche facilitée et vous réduisez votre impact environnemental. Autant d’atouts qui font de la dématérialisation un levier de performance incontournable pour prendre une longueur d’avance sur vos concurrents. Alors, prêt à franchir le pas ? Optez pour notre Pack’Num pour une solution clé en main parfaitement adaptée à vos besoins.
Chez Numexo, nous sommes en mesure de numériser tous types de documents papier : factures, contrats, dossiers RH, plans, courriers, formulaires, etc. Que vos archives soient au format A4, A3 ou même supérieur, nous avons la solution adaptée. Nous pouvons également traiter vos documents reliés grâce à une numérisation spécifique.
Tout commence par l’analyse de vos besoins. Nous définissons ensemble le périmètre du projet (types et volumes de documents) et vos attentes en termes de restitution (indexation, format des fichiers…). Nous organisons ensuite la collecte sécurisée de vos archives. La numérisation est réalisée dans nos locaux par nos équipes expertes. Une fois vos documents numérisés, nous procédons à un contrôle qualité avant de vous livrer vos fichiers et de vous restituer vos originaux papier. Nous nous adaptons à vos impératifs tout au long du projet.
La durée d’un projet dépend du volume de documents à traiter et des prestations complémentaires souhaitées (préparation des documents, indexation poussée…). En moyenne, il faut compter 3 à 5 jours pour numériser 1 mètre linéaire d’archives, soit environ 10 000 pages. Nous pouvons aussi réaliser des opérations urgentes en 24h quand c’est nécessaire. Nos équipes mettent tout en œuvre pour respecter vos délais.
Oui, il est tout à fait possible de nous confier vos archives sensibles. Nos process sont certifiés ISO 27001 et nous mettons en œuvre les plus hauts standards de sécurité : site protégé, personnel habilité, traçabilité totale, charte de confidentialité… Vos documents sont entre de bonnes mains. C’est notre priorité.
Nos tarifs varient selon le volume et le type de documents à numériser ainsi que le niveau de prestation attendu. Sur la base de ces éléments, nous vous établissons un devis personnalisé au plus juste.